Le spese che un camionista deve affrontare per le trasferte di lavoro, in particolare quelle per il rifornimento del carburante, spettano all’azienda mandataria. Se il camionista anticipa le spese, spetta poi all’azienda rimborsargli i costi sostenuti. Fino a poco tempo fa c’era la vecchia scheda carburante, sostituita con la scheda carburante elettronica per camion. Questo strumento risulta molto utile per l’autotrasportatore, che può sostenere i costi per il rifornimento di carburante senza pagare nulla in anticipo.

Cos’è e quali sono le modalità di utilizzo della scheda carburante elettronica per camion

La scheda carburante elettronica per camion aziendale è stata introdotta dopo le nuove normative in materia di fatturazione elettronica ed evita al camionista di mettere mano al portafogli quando deve fare rifornimento di carburante. La scheda carburante elettronica è una carta di credito, di debito o una semplice prepagata che l’azienda fornisce ai suoi dipendenti per pagare le spese carburante durante le trasferte di lavoro.

Un bel vantaggio sia per i camionisti che per i datori di lavoro, in quanto entrambi si adeguano alle normative in vigore e utilizzano la fatturazione elettronica, eliminando le vecchie e obsolete carte carburante, usate dalle imprese e dai professionisti per la detrazione IVA delle spese e per l’acquisto di carburanti vari come benzina, diesel e gas.

Tutto è cambiato dopo l’applicazione della Direttiva Europea 2014/55/UE il 1° gennaio 2019 che ha determinato il mantenimento dell’utilizzo della carta carburante e l’abolizione della vecchia scheda.

Tale direttiva in sostanza prevede esclusivamente il pagamento elettronico da parte dei dipendenti e la registrazione dei dati del cliente da parte del benzinaio.

I camionisti quindi, per poter beneficiare della detrazione IVA per le spese aziendali, devono necessariamente usare la fatturazione elettronica. L’azienda a sua volta, se vuole recuperare l’IVA sulle spese carburante, deve verificare che i suoi dipendenti utilizzino correttamente i mezzi di pagamento tracciabili e ricevere così la fattura elettronica tramite via e-mail.

Quali sono i vantaggi per dipendenti e datori di lavoro

I vantaggi sono evidenti sia per i camionisti che per gli stessi datori di lavoro. Gli autotrasportatori, a differenza di quanto avveniva fino a poco tempo fa, non devono mettere mano al portafogli quando devono fare rifornimento ai loro camion. Il pagamento infatti viene addebitato direttamente sul conto dell’azienda mandataria.

I datori di lavoro possono tracciare i pagamenti e monitorare in tempo reale tutti gli acquisti e le spese dei dipendenti. La scheda carburante è uno strumento decisamente versatile, poiché si può attivare con qualsiasi azienda di distribuzione di carburante.

Esistono carte aziendali virtuali, che possono essere utilizzate anche da liberi professionisti. Per il loro corretto utilizzo è sufficiente collegarle all’IBAN aziendale, così da poter controllare con estrema semplicità e in qualsiasi momento la contabilità.

Si può usare la scheda carburante per partite IVA come una carta prepagata ricaricabile, ma in tal caso il monitoraggio dei pagamenti risulta più complesso. In ogni caso è preferibile collegare la carta carburante a un IBAN o a una carta con IBAN, in modo da digitalizzare l’intero servizio.

I datori di lavoro ricevono direttamente online una mail con la fattura elettronica completa di tutte le spese fatte con le carte aziendali dai camionisti.

Tra l’altro la scheda elettronica può essere usata non solo per il rifornimento di carburante, ma anche per pagare spese relative a interventi di manutenzione straordinaria, pagare il lavaggio e il pedaggio autostradale.

I camionisti dipendenti e con partita IVA devono usare carte di credito, di debito o prepagate per pagare il rifornimento, altrimenti sono previste sanzioni per l’azienda mandataria e per il libero professionista che non si sono adeguati alle nuove normative.

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